Đầu năm nói chuyện công sở tương lai thời chuyển đổi số

Văn phòng công sở đang có rất nhiều thay đổi về không gian làm việc trong cả “nghĩa đen” lẫn “nghĩa bóng”. Đặc biệt, với những tập đoàn tiên phong về công nghệ tại Việt Nam, đã và đang cho thấy một không gian làm việc hoàn toàn khác biệt. Sự chuyển đổi này không chỉ về cơ sở vật chất, văn phòng vật lý mà còn liên quan môi trường, văn hóa làm việc của doanh nghiệp. 

Không gian ba thế hệ

Tại những tập đoàn nhà nước hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, mô hình văn phòng theo mô típ truyền thống với các vách ngăn theo từng ô làm việc rất quen thuộc với nhiều người. Mọi người đều có một góc nhỏ, cắm đầu làm việc, toàn cảnh là một không gian lớn với hàng trăm con người, chung một kiểu bàn, cùng một màu sắc, ít có sự giao tiếp với nhau. 

Tuy nhiên, việc ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai có thể sẽ tác động rất lớn đến những hình ảnh nêu trên. Thậm chí, phải nói lời tạm biệt với mô hình văn phòng truyền thống. Bởi nhiều lãnh đạo, nhân viên chuyển hướng làm việc từ xa nhờ sự hỗ trợ của công nghệ nên việc xây dựng một văn phòng với những ô làm việc cá nhân có thể trở nên thừa thãi, gây lãng phí tài nguyên cho doanh nghiệp.

Theo thống kê từ Microsoft, công nghệ đã làm thay đổi cách con người làm việc hiện nay so với cách truyền thống chúng ta từng làm 10 năm về trước. Việc tương tác với khách hàng thông qua gọi điện thoại, gửi email, nhắn tin... bằng điện thoại thông minh để giải quyết công việc ngày càng nhiều hơn, nhưng đồng thời điều này cũng mang lại nhiều vấn đề liên quan đến an ninh dữ liệu cho doanh nghiệp.

Vướng mắc lớn nhất hiện nay chính là văn hóa doanh nghiệp trong môi trường công sở có nhiều sự khác biệt lớn, khi mà lực lượng lao động hiện tại đã và đang tồn tại đủ ba thế hệ gồm: 6X, 7X (thế hệ X), 8X, 9X (thế hệ Y) và thế hệ Z (sinh từ năm 2000 trở về sau).

Trong đó, thế hệ Y, Z là những người mong mỏi được làm việc từ xa nhiều nhất và đang chiếm số lượng lớn trong nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sự hiện diện của những người thuộc thế hệ X cũng không thể bị lãng quên. Do vậy, nhiệm vụ của doanh nghiệp thể hiện được sự năng động ngày nay chính là cần phải tạo ra một không gian công sở phù hợp cho cả ba nhóm thế hệ làm việc gắn bó và cộng tác với nhau.

Nhiều doanh nghiệp đã và đang thiết kế lại nơi làm việc, cung cấp cả hai sự lựa chọn cho nhân viên: bàn ghế theo kiểu truyền thống với không gian làm việc riêng tư, hòa trộn với những khu vực phức hợp. Doanh nghiệp cũng đang tích hợp những yếu tố thiết kế hướng tới việc chăm sóc sức khỏe tinh thần và thể trạng cho nhân viên. Các khu vực trồng cây xanh dần được đưa vào văn phòng để tạo ra bầu không khí trong lành, giúp nhân viên giải tỏa sau những giờ làm việc căng thẳng. 

Kiến trúc sư Trần Lê Quốc Bình - CEO Công ty thiết kế QBI cho biết: “Các phòng họp sẽ thay đổi theo hướng đa chức năng, sử dụng linh hoạt, diện tích thu nhỏ và tối ưu hóa thời gian sử dụng. Đặc biệt, phòng họp có thể kết nối với thiên nhiên nhằm cân bằng, giúp giảm stress khi mọi người trở nên quá căng thẳng. Thậm chí, Google đã biến các phòng họp của mình thành những khu rừng nhiệt đới để nhân viên tìm lại sự cân bằng trong cả lúc làm việc”.

Không gian kết nối công nghệ  

Cách đây khoảng 5 năm, bên cạnh sự bùng nổ các thiết bị kỹ thuật số thông minh: điện thoại, máy tính bảng, laptop... là sự phát triển khủng khiếp những công cụ tin nhắn giao tiếp qua mạng như Skype, Viber, Zalo, Facebook... Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã sử dụng các công cụ này như là kênh giao tiếp chính thống để trao đổi công việc với nhân viên.

Ông Võ Văn Dũng - Quản lý Truyền thông và Tiếp thị Công ty Vi tính Nguyên Kim cho biết: “Trong thời đại hiện nay, truyền thông nội bộ và tương tác qua điện thoại, máy tính là điều rất quan trọng. Chẳng hạn, để trao đổi với hơn 300 nhân viên của công ty trong một cao ốc văn phòng ở 8 tầng lầu, chúng tôi thường sử dụng Facebook để tạo ra các nhóm nội dung bảo mật và truyền đạt thông tin nội bộ của ban giám đốc xuống các phòng ban, hạn chế được nhiều cuộc họp trực tiếp trong công ty. Các nhân viên cũng thông qua Facebook để đưa ra ý kiến đóng góp cho ban giám đốc và mọi người đều làm việc dưới sự giám sát của hệ thống camera đặt trong tòa nhà. Lãnh đạo công ty có thể không cần đến văn phòng vẫn có thể theo dõi được tình hình kinh doanh, những hoạt động nội bộ của công ty”.

Ông Trần Thái Bình - Phó giám đốc Khối Công nghệ thông tin kiêm Giám đốc Trung tâm Công nghệ Ngân hàng số Sacombank cho biết: “Từ năm 2018, Sacombank đã khởi động nhiều dự án công nghệ, trong đó Office 365 là bộ công cụ của Microsoft trên nền tảng điện toán đám mây, còn Microsoft Teams là ứng dụng thú vị tương tự Viber/Zalo; giúp thiết lập nền tảng hội thoại tối ưu, xây dựng không gian làm việc tiên tiến và tập trung, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm”. Tính từ ngày 1/7/2019 đến nay, ứng dụng Microsoft Teams đã trở thành công cụ tương tác nội bộ chính cho hơn 6.000 nhân viên của Sacombank, trong đó bao gồm cả ba thế hệ nhân viên công ty. 

Theo ông Phạm Đinh Huy - chuyên gia sản phẩm của Microsoft cho biết: “Ứng dụng Microsoft Teams có thể cho phép nhân viên tìm kiếm thông tin, tài liệu báo cáo trên các nhóm tin nhắn nhờ dựa vào AI (trí tuệ nhân tạo), sẽ nhận biết người dùng thường xuyên trao đổi về nội dung gì, với ai và những tài liệu liên quan đến người dùng đó. Đặc biệt, các trao đổi tin nhắn liên quan đến số tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng sẽ được ứng dụng bảo mật và sàng lọc thông tin”.

Trong ứng dụng Microsoft Teams còn có những tối ưu cho người dùng làm việc từ xa hoặc hội thảo nhóm. Chẳng hạn, khi đi công tác, bạn đang ngồi tại một quán cà phê hoặc một bờ biển xinh đẹp nhưng không muốn làm ảnh hưởng tới những nhân viên khác khi họp qua mạng thì có thể thay đổi hình nền hoặc làm mờ khung cảnh phía sau, giúp mọi người tập trung vào việc họp nhóm tốt hơn. Trường hợp khác, khi họp với các nhân viên nước ngoài bằng tiếng Anh, trong ứng dụng cho phép hiển thị phụ đề theo thời gian thực, giúp người dùng có thể hiểu ngay vấn đề nếu gặp trở ngại về ngôn ngữ khi nghe.